Juntas agradables con las familias

Las reuniones concertadas para tratar los Planes de Educación Individualizada (IEP, siglas en inglés) y Planes de Servicios Individualizados para la Familia (IFSP, siglas en inglés) pueden estar abrumadoras al parecer de los familiares. Los cuidadores de un niño deben de sentirse acogidos, respetados y apoyados en esas ocasiones. Se puede fijar un tono positivo dando unos pasos sencillos, como saludar calurosamente a los familiares, usar un lenguaje claro y respetuoso y permitir tiempo para las preguntas. Haciendo que los cuidadores se sientan escuchados y valorados, se anima la comunicación abierta y la colaboración en equipo. Un ambiente de apoyo ayuda a las familias a sentirse más cómodas y confiadas al trabajar con los profesionales a fin de hacer el mejor plan para su hijo.

Antes de la junta:

Ofrezca varias horas en que se puede programar la reunión, y comunique a los familiares cuánto tiempo ésta va a llevar.
Sugiera lugares de la junta que sean neutrales, como por ejemplo la biblioteca pública.
Si la familia no tiene el transporte, reúnase con ellos en un lugar adonde pueden llegar. Por ejemplo, un centro comunitario que se ubique cerca de la ruta del autobús público.
Prepare de antemano materiales escritos en la lengua materna de la familia. Los cuidadores pueden pensar con antelación en preguntas para hacer, a fin de participar con más confianza.
Envíe anticipadamente varios recordatorios de la junta de varias maneras. Unas buenas opciones son las notas escritas, el email, mensajes de texto y llamadas por teléfono.

Durante la junta:

Llegue temprano o a tiempo. Si se ha reservado un salón aparte para la junta, espere hasta que lleguen los familiares y entren juntos al salón. Si la reunión es en el hogar, pregunte a la familia dónde quieren reunirse.
Deles una calurosa acogida a la familia.
Arregle los asientos de un modo acogedor, por ejemplo en un círculo.
Enseñe al equipo algo positivo sobre el niño para comenzar. Por ejemplo:
- Un video del niño caminando
- Una foto del pequeño con su nuevo aparato de comunicación aumentativa y alternativa (AAC, siglas en inglés)
- Una grabación en que habla o usa señas
- Una escritura o un proyecto de artes del niño
Enfóquese en lo positivo y mencione con frecuencia los talentos del niño.
Use un lenguaje fácil de entender y un tono bondadoso.
Haga pausas frecuentes para dar a los familiares tiempo para expresarse, comentar y hacer preguntas.
Tome un descanso si la reunión lleva mucho tiempo o los cuidadores parecen estar abrumados.
Describa los siguientes pasos, como juntas futuras o evaluaciones.
Agradezca a la familia su tiempo y anime la comunicación continua.

Después de la junta:

Envíe sin demora los documentos de la junta en el formato y el idioma preferidos de la familia.
Haga seguimiento a varios días o una semana para tratar algún comentario, pregunta o preocupación nueva.